Materi Kuliah Pertemuan
ICT (information Comunication of Tecnologhi)
Semester 2
Universitas Islam KH Ruhiat Cipasung
Materi Kuliah Pertemuan
A. Pengertian Mailing
Mailing pada aplikasi Ms Word biasa disebut dengan mail merge. Yakni sebuah fungsi yang digunakan untuk membuat surat massal dengan format dan isi yang sama dengan tujuan yang berbeda. Selain itu mail merge juga dapat digunakan untuk membuat laporan keuangan dengan format sama akan tetapi dengan isi yang berbeda.
Pernahkah anda ingin membuat surat undangan untuk sebuah acara namun cukup merepotkan jika setiap akan mencetak undangan harus mengetikan manual dulu nama dan alamat dari si penerima undangan. Nah anda bisa mempersingkat pekerjaan anda dengan menggunakan bantuan program dari microsoft office bernama Mail Merge.
Dengan mail merge anda hanya melakuakn switch data nama penerima kemudian mencetaknya. Namun kita akan membutuhkan database dari microsoft excel. Namun tidak semua orang mengetahui cara ini. Karena sekilas membuat mail merge itu terlihat rumit.
B. Fungsi Mailing
Seperti dengan pengertiannya, fungsi mailing adalah membuat surat massal dengan tujuan yang berbeda.
Dalam mailing terdapat bagian-bagian yang mempunyai fungsi masing-masing:
1. Create
- Envelopes : Berfungsi untuk membuat atau mencetak bentuk amplop.
- Labels : Berfungsi untuk membuat atau mencetak bentuk label.
2. Start Mail Merge
- Start Mail Merge : Berfungsi membuat surat formulir yang ingin mencetak atau mengirim lewat E-mail beberapa kali. Yakni mengirim salinan kepada penerima yang berbeda.
- Select Recipient : Berfungsi memilih daftar kontak yang ingin dijadikan penerima.
3. Write & Insert Field
- Highlight : Untuk memberikan warna pada dokumen.
- Addres Block : Untuk menambahkan alamat yang akan dikirimi e-mail.
- Greeting Line : Memberikan garis bawah pada nama pada dokumen.
- Insert Merge Field : Menambahkan kolom dari sumber data yang ada.
- Rules : Menambah dan menggabungkan keputusan yang dibuat.
- Match Fields : Untuk mengartikan arti yang berbeda pada penerima.
4. Preview Results
- Find Recipient : Untuk mencari penerima e-mail.
- Auto Check for Errors : Untuk menangani kesalahan saat selesai menggabungkan surat.
5. Finish
Cara Membuat Mail Merge
1. Pertama siapkan surat undangan yang telah di buat. Klik Start Mail Merge lalu pilih Step by step Mail Merge Wizard.
Panduan Cara Membuat Mail Merge di MS Word
- Pertama buka microsoft excel anda. Kita akan membuat penyimpanan data disini namun kita harus memberi nama pada sheet kita dahulu. Berikut cara merename sheet di excel :
Rename Sheet
- Jika sudah, langkah selanjutnya adalah membuat tabel sesuai dengan data milik kita. :
Tabel
- Silahkan isi tabel dengan data kita. Jika sudah kemudian save.
- Langkah selanjutnya adalah kita buka microsoft word. Disini silahkan anda desain format baku yang nantinya akan diisi dari data excel kita:
Format pada Ms. Word
- Kemudian ikuti setting berikut. Pada Ms. Word kita pilih menu Mailings >> Start Mail Merge >>Step by Step Mail Merge Wizard.
Menu Mailings
- Pada menu samping kanan atas pilih Select Document Type, pilih Letters >> Next:Starting Document.
Document Type
- Lihat pada menu Select starting document, pilih Use the current document >> Next:Select Recipients
Starting Document
- Lihat pada menu Select recipients > Pilih Use an existing list > Klik Browse > Pilih File Sheet Excel kita tadi > Pilih Next: Write Your Letter.
Recipients
Pilih Sheet
- Kemudian untuk mengisi format yang sudah kita buat. Arahkan mouse ke format anda. Pilih tab Insert Merge Field > Pilih isi kolom dengan format anda :
Menghubungkan file Ms. Excel dengan Ms. Word
- Untuk melihat hasilnya anda bisa pilih menu Preview Result. Untuk mengganti data selanjutnya klik anak panahnya.
Tugas Individu
Tugas Individu Mahasiswa
1. Mahasiswa membuat Mailing Mc. Word dengan Format :
- buat Data minimal 5, dengan isi data, No., Nama, Tempat Tanggal Lahir, Alamat, No. Hp., Pendidikan,
- Data no. 1 adalah data mahasiswa diisi dengan benar dan sesuai, sedangkan no. 2 s/d 5 bisa mengambil data orang lain, teman, atau yang lainnya bebas.
No | Nama | Tempat Tgl. Lahir | Alamat | No Hp | Pendidikan |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
- buat 2 file yakni file Mc. Word dan Mc. Excel.
- buat file Mc. Word dengan bentuk
DATA MAHASISWA IAIC 2020
No. :
Nama :
Tempat Tgl. Lahir :
Alamat :
No Hp :
Pendidikan :
3. Dikirimkan ke Email Bapak file Mc Word yang sudah dimailingkan dan Mc Excel (hbasry1425@gmail.com) paling lambat 3 hari setelah tugas diberikan, dengan Subjek Email ; TUGAS INDIVIDU 3 MAILING (Sesuai Kelas)
4. Tugas berbentuk file Mc. Word kemudian di save (simpan) dengan nama (tugas MAILING ) lalu dikirim ke email. (tidak ditulis/ketik di email tetapi dilampirkan)
5. Mengisi kehadiran
