Mailing pada aplikasi Ms Word biasa disebut
dengan mail merge. Yakni sebuah fungsi yang digunakan untuk membuat surat
massal dengan format dan isi yang sama dengan tujuan yang berbeda. Selain itu
mail merge juga dapat digunakan untuk membuat laporan keuangan dengan format
sama akan tetapi dengan isi yang berbeda.
Pernahkah anda ingin membuat surat undangan
untuk sebuah acara namun cukup merepotkan jika setiap akan mencetak undangan
harus mengetikan manual dulu nama dan alamat dari si penerima undangan. Nah
anda bisa mempersingkat pekerjaan anda dengan menggunakan bantuan program dari
microsoft office bernama Mail Merge.
Dengan mail
merge anda hanya melakuakn switch data nama penerima kemudian mencetaknya.
Namun kita akan membutuhkan database dari microsoft excel. Namun tidak semua
orang mengetahui cara ini. Karena sekilas membuat mail merge itu terlihat
rumit.
B. Fungsi Mailing
Seperti dengan pengertiannya, fungsi mailing
adalah membuat surat massal dengan tujuan yang berbeda.
Dalam mailing terdapat bagian-bagian yang
mempunyai fungsi masing-masing:
1. Create
- Envelopes : Berfungsi untuk membuat atau
mencetak bentuk amplop.
- Labels : Berfungsi untuk membuat atau
mencetak bentuk label.
2. Start Mail Merge
- Start Mail Merge : Berfungsi membuat surat
formulir yang ingin mencetak atau mengirim lewat E-mail beberapa kali. Yakni
mengirim salinan kepada penerima yang berbeda.
- Select Recipient : Berfungsi memilih
daftar kontak yang ingin dijadikan penerima.
3. Write & Insert Field
- Highlight : Untuk memberikan warna pada
dokumen.
- Addres Block : Untuk menambahkan alamat yang
akan dikirimi e-mail.
- Greeting Line : Memberikan garis bawah pada
nama pada dokumen.
- Insert Merge Field : Menambahkan kolom dari sumber
data yang ada.
- Rules : Menambah dan menggabungkan keputusan
yang dibuat.
- Match Fields : Untuk mengartikan arti yang
berbeda pada penerima.
4. Preview Results
- Find Recipient : Untuk mencari penerima
e-mail.
- Auto Check for Errors : Untuk menangani
kesalahan saat selesai menggabungkan surat.
5. Finish
Cara Membuat Mail Merge
1. Pertama siapkan surat undangan yang telah
di buat. Klik Start Mail Merge lalu pilih Step by step
Mail Merge Wizard.
Panduan Cara Membuat Mail Merge di MS Word
Pertama buka microsoft excel anda. Kita akan membuat
penyimpanan data disini namun kita harus memberi nama pada sheet kita
dahulu. Berikut cara merename sheet di excel :
Rename Sheet
Jika sudah, langkah selanjutnya adalah membuat tabel sesuai
dengan data milik kita. :
Tabel
Silahkan isi tabel dengan data kita. Jika sudah kemudian save.
Langkah selanjutnya adalah kita buka microsoft word. Disini
silahkan anda desain format baku yang nantinya akan diisi dari data excel
kita:
Format pada Ms.
Word
Kemudian ikuti setting berikut. Pada Ms. Word kita pilih
menu Mailings >> Start Mail Merge >>Step by Step Mail
Merge Wizard.
Menu Mailings
Pada menu samping kanan atas pilih Select Document Type, pilih
Letters >> Next:Starting Document.
Document Type
Lihat pada menu Select starting document, pilih Use
the current document >> Next:Select Recipients
Starting
Document
Lihat pada menu Select recipients > Pilih Use an existing
list > Klik Browse > Pilih File Sheet Excel kita tadi > Pilih
Next: Write Your Letter.
Recipients
Pilih Sheet
Kemudian untuk mengisi format yang sudah kita buat. Arahkan
mouse ke format anda. Pilih tab Insert Merge Field > Pilih isi kolom
dengan format anda :
Menghubungkan
file Ms. Excel dengan Ms. Word
Untuk melihat hasilnya anda bisa pilih menu Preview Result.
Untuk mengganti data selanjutnya klik anak panahnya.
VIDEO TUTORIALNYA BISA DILIHAT DI SINI
Jangan Lupa Subscribe, like dan Komen yaa...
Tugas Individu
Tugas Individu Mahasiswa KPI 1 A-B
1.Buat Absensi Di Google Classroom dengan Format : Nama Lengkap -
Pertemuan ke-5 - Hadir (pada Kolom Komentar tautan ini)
2. Mahasiswa membuat Mailing Mc.
Word dengan Format :
- buat Data minimal 5, dengan isi
data, No., Nama, Tempat Tanggal Lahir, Alamat, No. Hp., Pendidikan,
- Data no. 1 adalah data mahasiswa
diisi dengan benar dan sesuai, sedangkan no. 2 s/d 5 bisa mengambil data orang
lain, teman, atau yang lainnya bebas.
No
Nama
Tempat Tgl. Lahir
Alamat
No Hp
Pendidikan
- buat 2 file yakni file Mc. Word
dan Mc. Excel.
- buat file Mc. Word dengan bentuk
DATA MAHASISWA IAIC 2020
No.:
Nama:
Tempat Tgl. Lahir:
Alamat:
No Hp:
Pendidikan:
3. Dikirimkan ke Email Bapak file Mc
Word yang sudah dimailingkan dan Mc Excel (hbasry1425@gmail.com) paling lambat
3 hari setelah tugas diberikan, dengan Subjek Email ; TUGAS INDIVIDU 3 MAILING KPI
1 (A/B) (Sesuai Kelas)
4. Tugas berbentuk file Mc. Word
kemudian di save (simpan) dengan nama (tugas MAILING KPI 1 A/B) lalu dikirim ke
email. (tidak ditulis/ketik di email tetapi dilampirkan)
sebagian besar dari mahasiswa
pasti sudah tahu cara menulis Arab di komputer/leptop, salah satu contoh yang
sering dilakukan adalah pada software Microsoft Word.
Agar bisa menulis Arab di komputer, tentu kita
harus menambahkan bahasa Arab terlebih dahulu. Untuk caranya, silahkan ikuti
langkah-langkah berikut ini:
1.Pertama, klik Start lalu cari Languages >
setelah itu pilih Edit language and keyboard options.
2.Setelah itu, pastikan
sudah berada pada menu Languages >
lalu klik Add a language untuk
menambahkan bahasa.
3.Pada kolom pencarian,
silahkan tuliskan United Arab lalu pilih seperti
apa yang saya tandai (nomor 1). Setelah di klik, silahkan pilih Next dan ikuti instruksi yang ada.
4.Silahkan tunggu proses
pemasangan bahasa Arab di komputer Anda. Jika proses pemasangan selesai, maka
bahasa tersebut akan tampil di pengaturan.
Nah, sampai disini Anda sudah berhasil
menambahkan bahasa Arab ke komputer.
Video Tutorial di SINI
Cara Merubah Format Bahasa Keyboard pada Windows
B.Mengubah Bahasa Keyboard Menjadi Arab
Setelah berhasil
menambahkan bahasa, komputer akan tetap menggunakan bahasa sebelumnya, karena
penggantian bahasa harus dilakukan secara menual. Untuk mengubah bahasa
keyboard menjadi Arab, silahkan tekan Windows + Spasi lalu
pilih bahasa Arab.
sekarang sudah bisa menulis Arab di komputer.
Video Tutorial di SINI
Cara Merubah Format Bahasa Keyboard pada Windows
C.Cara Menulis Arab di Microsoft Word
Ketika hendak mengetik Arab di Microsoft Word, alangkah baiknya
gunakan font Arabic Typesetting dengan
huruf rata kanan.
Hal penting lainnya yang selalu ada pada
tulisan Arab adalah harakat. Untuk menambahkan harakat pada huruf, kita bisa
memanfaatkan shortcut keyboard. Berikut adalah shortcut harakat yang penting
Anda ketahui:
·Shift + Q = Fathah
·Shift + A = Kasrah
·Shift + E = Dammah
·Shift + W =
Fathah Tanwin
·Shift + S = Kasrah Tanwin
·Shift + R = Dammah Tanwin
·Shift + X = Sukun
·Shift + ~ = Tasydid
Cara menggunakan shortcut di atas adalah
setelah mengetik huruf. Jadi, setelah huruf diketik, maka secara otomatis
kursor akan berada sesudah huruf tersebut. Nah, saat itulah memberikan harakat
pada huruf.
Susunan Keyboard Bahasa Arab
Di bawah ini perbandingan letak huruf antara huruf Hijaiyyah untuk mengetik Arab dan Latin untuk bhs. Indonesia dan Inggris pada keyboard.
a. Huruf Umum:
Alif ( ا ) : H
Ba ( ب ) :F
Ta ( ت ) : J
Tsa ( ث ) : E
Jim ( ج ) : [
Kha ( ح ) : P
Kho ( خ ) : O
Dal ( د ) : ]
Dzal ( ذ ) : ` / ~
Ra ( ر ) : V
Za ( ز ) : . (titik)
Sin ( س ) : S
Syin ( ش ) : A
Shod ( ص ) : W
Dhod ( ض ) : Q
Tho ( ط ) : ‘ (tanda petik satuو dekat enter)
Dhlo ( ظ ) : / – ?
‘Ain ( ع ) : U
Ghoin ( غ ) : Y
Fa ( ف ) : T
Qof ( ق ) : R
Kaf ( ك ) : ; (tanda titik dua)
Lam ( ل ) : G
Mim ( م ) : L
Nun ( ن ) : K
Wawu ( و ) : , (tanda koma)
Hamzah ( ء ) : X
Ha ( ه ) : I
Ya (dengan dua titik) ( ي ) : D
Ya (tanpa titik) ( ى ) : N
b. Tambahan
Jika kamu mau menulis huruf Lam Alif yang hamzah-nya di bawah atau di atas maka bisa menggunakan beberapa kombinasi tombol berikut, demikian juga untuk memberi tanda baca panjang langsung di atas Alif.
لا : B
أ : Shift + H
إ : Shift + Y
لأ : Shift + G
لإ : Shift + T
لآ : Shift + B
آ : Shift + G
c. Harakat
Baris atau harakat saat menulis Arab harus menggunakan tombol Shift saat ingin mengatifkannya dengan tambahan menekan huruf atau simbol lain di keyboard.
Fathah ( َ ) : Shift + Q
Fathahtain ( ً ) : Shift + W
Kasroh ( ِ ) : Shift + A
Kasrohtain ( ٍ ) : Shift + S
Dommah ( ُ ) : Shift + E
Dhommahtain ( ٌ ) : Shift +R
Sukun ( ْ ) : Shift +X
Koma untuk Arab ( ، ) : Shift + K
Titik ( . ) : Shif + .
Tugas Individu
1. Mahasiswa membuat Teks Arab yang diketik menggunakan Mc. Word yaitu,
ketik lafadz Surat al-fatihah dengan teks arab beserta harkatnya/baris.
selanjutnya Enter, ketik NAMA LENGKAP, ALAMAT LENGKAP, CITA-CITA MENGGUNAKAN BAHASA ARAB DENGAN HARKAT/BARIS.
2. Dikirimkan ke Email Bapak (hbasry1425@gmail.com) paling lambat 3 hari setelah tugas diberikan, dengan Subjek Email ; TUGAS INDIVIDU 2 PBA 1 (A/B/C)
3. Tugas berbentuk file Mc. Word kemudian di save (simpan) dengan nama (tugas Teks Ararb PBA 1 A/B/C) lalu dikirim ke email. (tidak ditulis/ketik di email tetapi dilampirkan)
